Facturatie is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, omdat het belangrijk is voor bedrijven om een duidelijk en efficiënt facturatieproces te hebben en er zo voor te zorgen dat er tijdig inkomsten worden gegenereerd. Het helpt bedrijven ook om hun financiële prestaties bij te houden, aangezien het een nauwkeurige registratie van inkomsten en uitgaven oplevert.

Een duidelijk facturatieproces kan ook helpen om geschillen met klanten en cliënten te voorkomen, door ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de geleverde diensten en de daaraan verbonden kosten. Bovendien speelt het een cruciale rol bij cashflowbeheer en budgettering. Facturatie is dus een belangrijk aspect van een bedrijf, omdat het helpt inkomsten, uitgaven en cashflow bij te houden, en het helpt ervoor te zorgen dat het bedrijf financieel stabiel en duurzaam is.

Facturatie voor Managed Service Providers

Facturatie is bijzonder belangrijk voor Managed Service Providers (MSP's) omdat het een belangrijk aspect is van hun bedrijfsmodel. MSP's bieden doorgaans een reeks diensten aan zoals opslag, computers en software op basis van een pay-as-you-go- of abonnementsmodel. Dit betekent dat klanten betalen voor de diensten die zij gebruiken, in plaats van een vast bedrag te betalen voor een vaste reeks middelen. Als gevolg daarvan is nauwkeurige en tijdige facturatie van cruciaal belang voor MSP's om ervoor te zorgen dat zij in staat zijn klanten nauwkeurig te volgen en te factureren voor de diensten die zij gebruiken.

Daarnaast is facturatie ook belangrijk voor MSP's omdat het helpt om inkomsten en uitgaven effectief te beheren. Door het gebruik en de kosten bij te houden, kunnen MSP's hun financiële prestaties beter begrijpen en beter geïnformeerde beslissingen nemen over prijzen en dienstenaanbod. 

Bovendien is het voor Managed Service Providers ook belangrijk om een flexibel facturatiemodel te hebben dat zich aanpast aan de behoeften en voorkeuren van de klant. Dit kan inhouden dat verschillende prijsopties worden aangeboden, zoals pay-per-use of abonnementsmodellen, en dat klanten gemakkelijk diensten kunnen toevoegen of verwijderen als hun behoeften veranderen.

Prijsstrategie

Een goede facturatie is ook essentieel voor het ontwikkelen van een effectieve prijsstrategie voor MSP's. Nauwkeurige facturatiegegevens bieden MSP's een duidelijk inzicht in de kosten die gepaard gaan met het leveren van hun diensten in de loop der tijd. Deze informatie is cruciaal voor het bepalen van de prijzen die MSP's voor hun diensten in rekening kunnen brengen.

Het facturatieproces voor Managed Service Providers (MSP's) is van cruciaal belang voor een soepele en efficiënte (financiële) bedrijfsvoering. Het omvat het bijhouden en controleren van aan klanten geleverde diensten, het genereren van facturen, het innen van betalingen en het verlengen van serviceovereenkomsten. Hieronder volgen de vijf belangrijkste stappen in het facturatieproces voor MSP's.

1. Serviceovereenkomst: De Managed Service Provider (MSP) en de klant hebben doorgaans een dienstverleningsovereenkomst waarin de te leveren diensten, de facturatiestructuur en andere relevante details worden beschreven.
2. Gebruik van de dienst: De MSP volgt en bewaakt het gebruik van de geleverde diensten door de klant. Dit kan het monitoren van het aantal apparaten, de hoeveelheid gebruikte gegevensopslag of het aantal support tickets omvatten.
3. Afstemming: De MSP sluit de uitgaande verkoopfactuur aan op de inkoopfactuur van de Hyperscaler(s) (bijvoorbeeld Microsoft Azure, AWS of Google) om ervoor te zorgen dat er geen inkomsten worden gemist en er geen verrassingen ontstaan. Met andere woorden, zorgen dat de gebruiksgegevens juist zijn.
4. Facturatie: De MSP genereert een factuur voor de klant op basis van het gebruik en de geleverde diensten. De factuur bevat doorgaans een specificatie van de geleverde diensten, de kosten van elke dienst en eventuele extra kosten of vergoedingen.
5. Betaling: De klant is verantwoordelijk voor het tijdig betalen van de factuur. Dit kan op verschillende manieren, zoals elektronische betaling of verzending van de factuur.
6. Verlenging: Zodra de factuur is betaald, wordt de dienstverleningsovereenkomst verlengd voor een nieuwe facturatie periode. Dit gebeurt vaak automatisch. De MSP blijft toezicht houden en diensten verlenen, en het proces herhaalt zich bij de volgende factuur.

Het is voor MSP's van cruciaal belang om over efficiënte en nauwkeurige facturatie systemen te beschikken om problemen te voorkomen en succes te garanderen.

Er zijn verschillende manieren waarop MSP's en andere bedrijven hun financiële operaties en facturatieproces kunnen verbeteren.

Eén oplossing om de facturatie te verbeteren is automatisering. Het automatiseren van het facturatieproces helpt fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Hierbij kan worden gedacht aan het gebruik van software voor het genereren van facturen en het bijhouden van het gebruik, alsmede het automatiseren van de inning van betalingen. Dit zorgt voor een meer gestroomlijnd proces en helpt menselijke fouten te voorkomen.

Duidelijke communicatie met klanten is ook belangrijk om de facturatie te verbeteren. MSP's moeten duidelijk met hun klanten communiceren over hun facturatie, inclusief hoe facturen worden gegenereerd en welke diensten in de kosten zijn inbegrepen. Dit voorkomt misverstanden en geschillen. Klanten moeten duidelijk weten waarvoor en wanneer ze betalen.

Een regelmatige controle van het facturatieproces helpt eventuele problemen op te sporen en te corrigeren. Dit kan inhouden dat facturen en gebruiksgegevens worden gecontroleerd op nauwkeurigheid en op eventuele discrepanties. Dit kan ertoe bijdragen dat klanten alleen de diensten in rekening worden gebracht die zij hebben gebruikt en dat de gebruiksgegevens juist zijn.

Het aanbieden van flexibele facturatieopties zoals pay-as-you-go, abonnement of contractgebaseerde facturatie draagt bij aan het voldoen aan de behoeften van verschillende klanten. Hierdoor kunnen klanten een facturatieplan kiezen dat voor hen het beste werkt, en zal de tevredenheid en retentie toenemen.

Door het facturatieproces regelmatig te herzien en bij te werken kan worden gecontroleerd of het efficiënt en nauwkeurig is en voldoet aan de behoeften van de klanten. Dit omvat het bijwerken van de facturatie software, of het aanpassen aan nieuwe industriële normen. Het geven van training aan werknemers over facturatie, best practices en het oplossen van problemen verbetert de algehele kwaliteit van het facturatieproces.

Investeren in professionele facturatie software zal helpen bij het bijhouden van het gebruik, het genereren van facturen en het automatiseren van betalingen. Dit zorgt ervoor dat het facturatieproces nauwkeurig en efficiënt verloopt en vermindert het risico op fouten.

Naast de rol bij het beheren van klantrelaties en kosten, levert facturatie ook waardevolle gegevens op voor MSP's. De onderliggende gegevens die door facturatiesystemen worden gegenereerd, kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in de prestaties van het bedrijf en de strategische besluitvorming te onderbouwen.

Een van de belangrijkste waarden van deze gegevens is het identificeren en begrijpen van klantgedrag. Door facturatiegegevens te analyseren, krijgen MSP's inzicht in welke diensten het meest gevraagd worden, welke klanten de meeste inkomsten genereren en welke klanten het risico lopen te vertrekken. Deze informatie kan worden gebruikt als input voor marketing- en verkoopstrategieën en diensten richten op specifieke segmenten van klanten.

Facturatiegegevens kunnen ook inzicht verschaffen in de prestaties van de eigen activiteiten van de MSP. Door gegevens over het gebruik van diensten te analyseren, kunnen MSP's patronen in klantgebruik vaststellen en gebieden identificeren waar zij hun dienstverlening kunnen verbeteren of kosten kunnen verlagen. Dit kan helpen het bedrijf te optimaliseren en de winstgevendheid te verbeteren.

Bovendien kunnen facturatiegegevens ook worden gebruikt om de prestaties van het personeel van de MSP te meten. Door gegevens over dienstverlening en klantinteracties te analyseren, kunnen MSP's de meest succesvolle teamleden identificeren en vaststellen op welke gebieden het personeel aanvullende training nodig heeft. Dit kan helpen om de algemene prestaties van de MSP te verbeteren en de groei van het bedrijf te ondersteunen.

Het is duidelijk dat een kwalitatief hoogstaand facturatie proces een enorme waarde heeft, omdat het bedrijven in staat stelt de facturatie gegevens te gebruiken als bron voor Business Intelligence en Customer Portal doeleinden - en daarmee hun prestaties en klanttevredenheid te verhogen.

Als het gaat om best practices voor facturatie voor Managed Service Providers, zijn er verschillende belangrijke overwegingen om in gedachten te houden.

Ten eerste, begrijp de facturatie- en prijsstructuren: Elk cloudplatform heeft zijn eigen unieke facturatie- en prijsstructuur, het is belangrijk dat MSP's deze structuren begrijpen om klanten nauwkeurig te factureren voor de diensten die zij leveren. Dit omvat inzicht in de prijsmodellen, gereserveerde instanties en andere kostenbesparende opties die beschikbaar zijn.

Ten tweede is het belangrijk om facturatie-alerts in te stellen om het bedrijf op de hoogte te stellen van onverwachte veranderingen in gebruik of uitgaven. Dit kan helpen om problemen te identificeren en op te lossen voordat ze een groot probleem worden. Als zo'n verandering zich voordoet, is het belangrijk om de klant er zo snel mogelijk bij te betrekken.

Ten derde, gebruik tags: MSP's moeten tags gebruiken om middelen te organiseren en te volgen. Zo kunnen ze resources labelen en het gebruik per klant, project of afdeling bijhouden, waardoor het gemakkelijker wordt nauwkeurige facturen te genereren en gebieden te identificeren waar het gebruik hoger kan zijn dan verwacht.

Ten vierde: maak gebruik van tools voor kostenbeheer: Alle grote cloudplatforms bieden tools voor kostenbeheer die MSP's kunnen helpen het gebruik en de kosten te volgen, gebieden te identificeren waar zij hun middelen kunnen optimaliseren en de kosten kunnen verlagen. MSP's moeten deze tools regelmatig bekijken en gebruiken om hun clouduitgaven te beheren.

Ten vijfde bieden veel cloudplatforms tools voor kostenbeheer, zoals AWS Cost Explorer en Azure Cost Management.  Deze tools bieden gedetailleerd inzicht in gebruikspatronen, kosten en potentiële besparingsmogelijkheden. Zij kunnen MSP's helpen gebieden te identificeren waar het gebruik hoger kan zijn dan verwacht, en actie ondernemen om middelen te optimaliseren en kosten te verlagen.

Ten zesde is het ook belangrijk regelmatig cloudresources te evalueren en te optimaliseren om ervoor te zorgen dat ze efficiënt en kosteneffectief worden gebruikt. Dit kan inhouden dat resources die niet langer nodig zijn, worden afgesloten of afgeschaald, of dat gebruik wordt gemaakt van Azure gereserveerde instances of Azure Hybrid Benefits en AWS Savings Plans om de kosten te verlagen.

Tot slot zouden MSP's ook moeten overwegen om kostenbeheertools van derden te gebruiken, zoals CloudBilling, dat gespecialiseerde maar flexibele software voor facturatie in de cloud biedt in combinatie met geavanceerde analyse- en kostenbeheeroplossingen.

Het neerzetten van een goed facturatie proces kan een hele uitdaging zijn. Want een facturatie proces moet het hele bedrijf bestrijken. Het moet kunnen omgaan met de facturatie van bijvoorbeeld hardware, tijd en materiaal, onderhoud/service fees en hardware; en niet alleen met de facturatie van (public) cloud bronnen. Daarom zijn oplossingen voor facturatie of cost management van specifieke clouds vaak niet toereikend. 

Een andere factor is de behoefte aan flexibiliteit en schaalbaarheid van het facturatie proces. Met een steeds veranderend cloud-aanbod en evoluerende hybride prijsmodellen zal een rigide en nauwgezet proces snel in een last veranderen.



De behoefte aan een hoge mate van automatisering en het vermogen om een oplossing voor facturatie te integreren met omliggende systemen zijn ook belangrijke vereisten om in overweging te nemen. Belangrijke redenen hiervoor zijn de stroomlijning van financiële operaties, de vermindering van fouten, de verkorting van het facturatie proces, de verbetering van de cashflow en het vrijmaken van personele middelen voor andere, meer strategisch waardevolle activiteiten.

Data beveiliging wordt ook steeds belangrijker. De facturatie- en financiële systemen verwerken grote hoeveelheden gevoelige gegevens. Daarom is het belangrijk een duidelijk inzicht te hebben in de vereisten inzake gegevensverblijf en naleving waaraan het facturatie proces moet voldoen. 

De meeste oplossingen voor facturatie zijn niet uitgerust om gegevens met een hoog volume en complexe prijzen uit verschillende bronnen te verwerken en zijn niet in staat deze op geautomatiseerde wijze te consolideren op één of meer facturen. Bovendien bieden veel oplossingen geen kant-en-klare analyses of kunnen ze facturatie gegevens op een gestandaardiseerde manier leveren.

Deze oplossingen zijn ontworpen om facturatie te vergemakkelijken en zijn nooit ontworpen om te functioneren in een wereld waarin business intelligence en analyse de belangrijkste drijfveer zijn voor strategische besluitvorming.

Facturatie uitdagingen en Business Intelligence-strategieën zijn tegenwoordig twee veel voorkomende onderwerpen voor Managed Service Providers. Dienstverleners moeten omgaan met de complexiteit van de publieke cloud en hun respectieve providers. De publieke cloud en de bijbehorende diensten groeien in een indrukwekkend tempo. De wereldwijde markt voor publieke clouddiensten groeide volgens IDC in 2021 met 29% op jaarbasis.

Facturatie als kritische waardedrijver

Achter deze groeicijfers gaat echter een ongemakkelijke waarheid schuil: de grote cloud providers blijven winst nastreven ten koste van de gebruikers. In plaats van eerlijke en transparante prijzen na te streven, slagen de grote cloudproviders er niet in de kosten te verlagen om hun aandeelhouders constant hoge winsten te garanderen.

Door de ondoorzichtige facturatiestructuur en het gebrek aan ondersteuning van hun partners op het gebied van facturatie en inzicht worden klanten regelmatig opgezadeld met onverwachte kosten voor zoiets eenvoudigs als gegevensoverdracht. Vaak vergeten bedrijven het belang van facturatie: hoe het bijna alle afdelingen beïnvloedt en meer mensen in een bedrijf raakt dan je zou denken. Facturatie is een kritiek proces, dat vaak leidt tot contact met de klant. De complexiteit en (on)transparantie van de publieke cloud maken dat belang alleen maar groter.

Klanten zijn kritischer dan ooit en zullen bereid zijn over te stappen naar dienstverleners die hen niet straffen met verborgen kosten en onverwachte kosten. Klanten zijn op zoek naar een proactieve partner die hen kan helpen hun cloud te optimaliseren, kosten te verlagen en hun succes als bedrijf te versnellen.

Een nieuwe manier van denken

De manier waarop we denken over facturatie heeft een andere mentaliteit nodig; een meer holistische aanpak kan uw facturatie veranderen van een pijnlijk proces in een klantgerichte dienst met toegevoegde waarde die uw klantrelatie verbetert.

Een krachtige facturatie oplossing geschikt voor public cloud gebruik gecombineerd met een analytics suite kan uw bedrijf echt transformeren. Verander het gesprek met uw klanten van geld naar waarde. Door klanten inzicht te geven in hun cloudgebruik, verrijkt met uw eigen diensten, kunt u zich positioneren als een echte partner.